مساعدة الرئيس في ممارسة مهامه
الإشراف على الإدارة الجماعية و إدارتها وتنظيمها وتنسيقها
مسك وإعداد الوثائق الضرورية لتتبع قرارات المجلس
التنشيط و التنسيق بين الأقسام و المصالح الجماعية
مراقبة تنفيذ قرارات المجلس المرتبطة بمهام و مصالح الأقسام الجماعية
الإشراف و الاطلاع و مراجعة مختلف الإرساليات الصادرة و الواردة على رئاسة المجلس
1 مكتب الإرشادات و تتبع الشكايات
توجيه المواطنين إلى المصالح المعنية الراغبين في خدماتها
تتبع مآل الشكايات الواردة على المجلس(استقبال و تتبع الشكايات الواردة على الجماعة تهيئ الأجوبة على الشكايات بتنسيق مع المصالح المعنية و فتح ملف عن كل شكاية على حدة و ترقيمه تبعا لمراحل تتبع الشكاية)
2- مكتب الضبط
يعتبر مكتب الضبط القناة الرئيسية التي تمر منها و بواسطتها جميع المراسلات الصادرة عن الجماعة و الواردة عليها بحيث تنظيمها عن طريق تسجيلها و ترقيمها و تأريخها بطريقة متتالية مع تبيان الجهة المعنية بالمراسلة و موضوعها و المصلحة الجماعية المختصة بها , و يتم توزيع الواردات على المصالح الجماعية بواسطة دفتر التسليم قصد التعرف على الجهة المسؤولة كما يحتفظ هدا المكتب بنسخ من جميع الصادرات عن الجماعة وبدالك يتضح أن مكتب الضبط يساهم في تثبيت الهيكل التنظيمي الداخلي للإدارة من خلال السهر على توثيق وتوزيع المراسلات الواردة عليه والصادرة منه.
3- مكتب التدقيق الداخلي والإعلاميات :
- التأكد من احترام القوانين والضوابط المعمول بها (الصفقات والتوريدات وكنانيش التحميلات )
- دراسة الملفات المعروضة على رئاسة المجلس وملائمتها مع القوانين
- التأكد من التدابيرالمتخدة التي من شأنها أن تحمي الجماعة من الوقوع في المخاطر التي يمكن أن تهدد نجاعتها و فعاليتها ومطابقتها مع النصوص القانونية ومع القرارات المجلس و رئيس الجماعة
- اقتراح التوصيات الكفيلة بالتحسين الآليات و العمليات
- ممارسة المراقبة الداخلية بمختلف مصالح الجماعة
-
- إنجاز الإحصائيات ومراقبة سير النظام ألمعلوماتي الخاص بمختلف الأنشطة الجماعية التي تخص مختلف المصالح.
- إحداث بوابة إلكترونية والعمل على صيانتها
- صيانة العتاد ألمعلوماتي .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق